Ikhtisar
Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian.
Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
3. Berkomunikasi melalui telepon.
4. Menggunakan peralatan kantor.
5. Merencanakan dan melakukan pertemuan.
6. Melakukan prosedur administrasi.
7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
8. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
10. Menangani surat masuk dan keluar.
11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas.
12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.
13. Menghasilkan dokumen sederhana.
14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
15. Mengatur perjalanan bisnis.
16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.
18. Memproses transaksi keuangan.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum, buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja, hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan, keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris, moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan 2 pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi dan sebagainya.
Pendahuluan / Prolog
Kata Sambutan
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, telah melaksanakan kegiatan penulisan buku kejuruan sebagai bentuk dari kegiatan pembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK. Karena buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit di dapatkan di pasaran.
Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah dinyatakan memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 45 Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008.
Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK.
Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional ini, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkan soft copy ini diharapkan akan lebih memudahkan bagi masyarakat khsusnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri untuk mengakses dan memanfaatkannya sebagai sumber belajar.
Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepada para peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat kami harapkan.
Jakarta, 17 Agustus 2008
Direktur Pembinaan SMK
Kata Pengantar
Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini.
Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.
Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum., dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI Jakarta.
Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesarbesarnya kepada Bapak Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku.
Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A
Daftar Isi
Kata sambutan
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
Bab II Organisasi dan Kantor
2.1 Pengertian Organisasi
2.2 Macam-macam organisasi
2.3 Kantor dan manajemen
2.4 Pekerjaan Kantor
2.5 Sumber daya manusia
Bab III Sarana Kantor
3.1 Peralatan Kantor
3.2 Tata Ruang Kantor
3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi
Bab IV Organisasi Dalam Kantor
4.1. Asas–asas pokok pengorganisasian
4.2. Bentuk-bentuk organisasi
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor
4.4 Klasifikasi Komunikasi
Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama
5.1 Pengertian Perencanaan Kerja
5.2 Proses Perencanaan Kerja
5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan
5.4 Jenis-jenis Rencana
5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana
5.6 Efesiensi pekerjaan kantor
5.7 efisiensi Dalam Kantor
5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor
5.9 Kerja sama
Bab VI Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
6.1 Pengertian
6.2 Manfaat dan asas-asas
6.3 Pengaturan pokok
6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan
6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan
6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan
6.7 Hubungan atasan dan bawahan
Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja
7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
7.2. Keamanan
7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja
