Memimpin rapat, mau itu rapat RT apalagi rapat penting di kantor, tentu tak tak bisa dilakukan dengan isi kepala blank. Karena kita perlu punya persiapan dan kemampuan, terutama saat pengambilan keputusan penting yang menjadi target dari rapat tersebut. Belum lagi, yang ada di hadapan Anda bukan satu-dua orang saja, dan seringkali punya aspirasi yang berbeda pula.
Tugas kita sebagai pemimpin rapat, bukan sekadar jadi “boss” di pertemuan kelompok tersebut, namun yang lebih penting, kita harus bisa mengendalikan suasana agar rapat bisa kondusif dan bisa mencapai target. Nah, Yuliana F. Hartanto, pendiri dan pengajar Guru Grooming berbagi kiat untuk kita. Bila telah diberi delegasi memimpin rapat, pergunakan kesempatan untuk mempersiapkan diri.
Poles diri dan bekali diri, bila perlu lakukan riset dari topik diskusi rapat sebelumnya. “Memimpin pertemuan itu memang gampang-gampang susah. Anda perlu tahu kapan harus berbicara, tahu kapan kita harus berhenti berbicara, dan beri kesempatan pada orang lain, juga bisa tegas memberi kesempatan pada tiap peserta untuk menyampaikan masing-masing aspirasinya.” Sebelum merencanakan suatu pertemuan atau rapat, tentu dibutuhkan persiapan yang matang.
Tak hanya mempersiapkan diri sendiri, namun juga persiapkan materi yang akan disampaikan dan didiskusikan. Kemudian, persiapkan pula agenda mencakup informasi seputar rapat tersbut, semisal kapan diadakan, lokasi, dan lainnya. Jangan lupa, sebutkan pula apa yang akan dibahas, sehingga para peserta nantinya bisa melakukan persiapan. “Dalam suatu perusahaan tentu sudah ada SOP, pakai SOP tersebut dalam setiap kegiatan, termasuk dalam mempersiapkan suatu rapat atau meeting.
