Ikhtisar
Buku ini menguraikan konsep dan merangkum pentingnya mengidentifikasi, mengelola, melindungi, dan melakukan usaha perbaikan arsip vital untuk menjaga keberlangsungan serta hak organisasi. Organisasi harus mampu mendefinisikan peran sentralnya dalam konteks masyarakat yang lebih luas. Arsip akan membantu menyediakan bukti berharga terkait aktivitas yang telah dijalankan, terlebih arsip yang dikategorikan dalam arsip vital.
Setiap organisasi idealnya mampu menemukan, mengidentifikasi, dan melindungi arsip yang memiliki nilai paling berharga bagi mereka. Akan tetapi, tantangan terhadap lingkungan yang terus berubah, perkembangan teknologi yang masif, keterbatasan infrastruktur, hingga kurangnya sumber daya manusia yang terampil, telah menempatkan pengelolaan arsip vital sebagai proses yang rentan terhadap ancaman kehilangan dan kerusakan. Faktanya, Indonesia merupakan negara dunia ketiga yang berada di kawasan Cincin Api Pasifik dan beriklim tropis. Hal ini menambah kompleksitas usaha perlindungan dan penanganan terhadap arsip vital.
Dengan konsep vokasional, penulis menawarkan gagasan teoretis dan praktis terkait standar dan prosedur, mulai dari identifikasi hingga perbaikan arsip vital, dengan disertai contoh studi kasus di Indonesia dan Australia. Secara khusus, referensi ini dihadirkan untuk akademisi, praktisi, hingga pemerhati ilmu kearsipan dan sains informasi. Buku ini diharapkan dapat menambah perspektif dan memberikan pemahaman maupun kerangka kerja praktis dalam perlindungan dan penanganan arsip vital di Indonesia semuanya dimulai dari kesadaran, kepedulian, dan usaha kita untuk memahami dan menemukan arsip yang, bagi diri dan institusi kita sendiri, paling BERHARGA.
Pendahuluan / Prolog
Prakata
Preservasi atau pelestarian arsip masih menjadi topik yang secara umum belum awam di Indonesia. Dalam konteks yang lebih spesifik, perlindungan dan penanganan arsip yang berkelanjutan sering kali tidak ditempatkan sebagai prioritas. Padahal, tiap individu, komunitas, organisasi swasta, dan institusi pemerintah menghasilkan arsip yang merupakan rekaman kegiatan dan informasi mereka. Dari sekian banyak arsip yang dihasilkan, terdapat sejumlah arsip vital yang nilainya krusial, baik secara bisnis, hukum, maupun keuangan. Keabaian terhadap arsip, terutama yang bernilai vital, diperparah dengan kondisi geografis Indonesia yang rawan bencana. Selain itu, perkembangan teknologi informasi menghadirkan arsip-arsip dalam media baru yang memiliki karakter berbeda dari sebelumnya. Akibatnya, perlindungan terhadap koleksi arsip, baik isi informasi maupun fisiknya, menjadi semakin kompleks.
Dengan latar belakang lingkungan pendidikan vokasional, buku ini memadukan prinsip teoretis, gagasan praktis, dan contoh studi kasus nyata yang memberikan gambaran mengenai pentingnya mengelola arsip vital untuk memahami tindakan preservasi atau perlindungan, dan tindakan penanganan atau konservasi pada arsip dari sejumlah potensi risiko atau pascabencana. Arsip, sebagai suatu rekaman informasi, merupakan material penting yang memiliki peran esensial dalam pengambilan keputusan, pengelolaan data dan statistik, pembuktian hukum, pelacakan sejarah, penelitian dan pendidikan, pameran dan diseminasi budaya, hingga penelusuran silsilah keluarga.
Arsip memiliki peran penting dalam berbagai kegiatan di tingkat individu, masyarakat, hingga pemerintahan sehingga sudah sepatutnya pengelola maupun penggunanya memahami tindakan yang harus diberikan. Topik yang diangkat dalam buku ini secara garis besar meliputi karakteristik, identifikasi, urgensi, manajemen risiko, perlindungan, penyelamatan, dan restorasi terhadap arsip vital. Tema ini dipilih atas dasar urgensi kebutuhan di mana mengutip Jan Lyall (dalam Teygeler, 2001), referensi mengenai perlindungan dan penanganan arsip di negara tropis (dan berkembang) masih sangat terbatas dan dibutuhkan. Harapannya, buku ini akan memberikan manfaat bagi akademisi, pengelola informasi profesional, maupun semua pembaca secara umum.
Buku ini lahir dari pengalaman pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di Sekolah Vokasi UGM dan juga melalui kerja berjejaring dengan para praktisi di institusi arsip, perpustakaan, dan museum. Kedua penulis merupakan dosen Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi yang mengampu mata kuliah Program Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pascabencana serta Preservasi dan Konservasi Arsip. Penting diingat bahwa buku ini tidak seharusnya serta-merta dijadikan panduan praktis atau manual dalam tindakan perlindungan ataupun perbaikan arsip di lapangan, melainkan dapat menjadi satu referensi yang bermanfaat dalam memperkaya perspektif penyusunan panduan yang seutuhnya.
Buku ini dapat diterbitkan terutama berkat dukungan dari Badan Penerbit dan Publikasi Universitas Gadjah Mada. Dalam kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih telah mendukung kami sehingga tulisan ini dapat dibaca oleh masyarakat luas. Kami menyadari bahwa karya ini tidak luput dari berbagai kekurangan sehingga diskusi dan masukan akan menjadi perbaikan berharga. Pembaca dapat mengirimkan pertanyaan dan saran melalui email kami yang tertera pada halaman biodata. Sebagai penutup, semoga buku ini memberikan manfaat bagi pembaca semuanya.
Penulis
Penulis
Indah Novita Sari - Indah Novita Sari lahir di Samarinda pada 11 November 1990. Setelah lulus dari Program Studi S-2 Kajian Budaya dan Media (Minat Manajemen Informasi dan Perpustakaan) di Universitas Gadjah Mada, ia memutuskan untuk kembali ke almamaternya sebagai staf pengajar di Program Studi Kearsipan. Sejak 2017, ia mengemban amanah sebagai Kepala Laboratorium Program Studi Kearsipan. Saat ini fokus mengembangkan pengelolaan lima laboratorium yang ada di bawah Program Studi Kearsipan: laboratorium arsip konvensional, laboratorium arsip audiovisual, laboratorium arsip elektronik, laboratorium records center, dan laboratorium preservasi arsip. Beberapa kali mengikuti konferensi dan pelatihan di tingkat nasional dan internasional, salah satunya pelatihan “Emergency and Disaster Preparedness for Heritage Collections”. Berbagai karya juga telah dipublikasikan dalam majalah, jurnal, dan prosiding. Tertarik dengan tema penelitian manajemen arsip dinamis, arsip vital, pusat arsip, dan preservasi.
Widiatmoko Adi Putranto - Widiatmoko Adi Putranto bekerja sebagai staf pengajar di Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Universitas Gadjah Mada, Indonesia. Pada tahun 2014, ia menerima beasiswa Australia Awards untuk menempuh pendidikan Master of Library and Information Management di University of South Australia. Berbagai kegiatan yang diikutinya selama di Australia termasuk pelatihan konservasi buku di Book Conservation Service dan bekerja di unit arsip The Greater Metropolitan Cemeteries Trusts di Melbourne. Selain membantu mengelola laboratorium preservasi arsip di Sekolah Vokasi UGM, proyek lepasnya termasuk berperan menjadi koordinator tim arsip untuk proses restorasi dan digitalisasi di Museum Gula De Tjolomadoe, Solo, Jawa Tengah. Saat ini sedang memulai language preparation training untuk pendidikan doktoral di bidang Library Science di Kyushu University, Jepang, dengan beasiswa Monbukagakusho. Fokus risetnya berkutat pada preservasi dan konservasi, akses dan konten terbuka, serta arsip digital.
Daftar Isi
Sampul
Prakata
Daftar Isi
Daftar Tabel
Daftar Gambar
Bab I Pendahuluan
Bab II Arsip Vital: Karakteristik, Seleksi, dan Urgensi
A. Arsip Vital dan Karakteristiknya
B. Identifikasi Arsip Vital
1. Analisis Organisasi
2. Survei Arsip
3. Analisis Risiko
4. Penentuan dan Pendataan Arsip Vital
C. Urgensi Perlindungan Dan Penanganan Arsip Vital
Bab III Risiko Kerusakan Arsip Vital
A. Deteriorasi Material
B. Media Kertas
1. Karakter Media Kertas
2. Kerusakan
C. Karakter Media Baru
1. Karakter Media Audiovisual
2. Karakter Media Digital
3. Kerusakan
D. Faktor-Faktor Risiko Penyebab Kerusakan Lainnya
1. Pengguna dan Frekuensi Penggunaan
2. Bencana
E. Manajemen Risiko
Bab IV Perlindungan Arsip Vital
A. Metode Perlindungan Arsip Vital
1. Duplikasi
2. Dispersal
3. Proteksi Tempat Penyimpanan
B. Pengelolaan Arsip Vital
1. Identifikasi
2. Penataan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan
C. Pelestarian Preventif
1. Peningkatan Sumber Daya dan Pengadaan Infrastruktur
2. Standar Penyimpanan dan Pemeliharaan
3. Enkapsulasi
4. Alih Media
D. Penyusunan Pedoman Program Arsip Vital
Bab V Penanganan Arsip Vital Pascabencana
A. Penanganan Arsip Ketika Terjadi Bencana Banjir
B. Penanganan Arsip Pascabencana Banjir
1. Alternatif Metode Penanganan
2. Prosedur Penanganan Arsip Pascabencana Banjir
3. Penanganan Lanjutan: Penataan Kembali dan Penanganan Kerusakan
Bab VI Restorasi Arsip Vital
A. Restorasi Arsip
B. Kode Etik Dan Pentingnya Sop
C. Identifikasi Dan Dokumentasi
1. Identifikasi
2. Dokumentasi
D. Standar Material, Bahan, Dan Peralatan
1. Peralatan
2. Perekat
3. Bahan
E. Standar Penilaian
F. Proses Restorasi
1. Pembersihan
2. Pembekuan
3. Deasidifikasi
4. Restorasi
Daftar Pustaka
Indeks
Ucapan Terima Kasih
Biodata Penulis
